Marco Teórico
Un primer paso es definir con claridad que es lo que vamos a comprender como descripción de cargos. Esto es relevante, ya que en el ejercicio profesional, se vuelve muy común acercarse a las organizaciones, y darse cuenta que muchos gerentes tiene nociones como "yo tengo claro que es lo que necesito, alguien que haga bien su trabajo, y genere retorno sobre la inversión".
Esto puede sonar relativamente coherente, más no tenemos una herramienta clara de que es lo que es "el trabajo" y de igual relevancia, como puede hacerlo "bien". Tener claro que es una descripción y análisis, nos permite definir cuales serán los criterios para hablar de una "buena" descripción.
Entenderemos descripción de cargos como una "lista comprensiva de las tareas, responsabilidades, relaciones de informes, condiciones de trabajo, y responsabilidades de supervisión de un puesto producto de un análisis de puestos". Esta lista debe cubrir contingencias inherentes al trabajo, y debe acercarse lo más posiblemente a la realidad, con todo el detalle que sea necesario, siendo una herramienta de comunicación entre el trabajador y el empleador.
Por otra parte, entenderemos el análisis de cargo como el procedimiento por el cual se determinan los deberes y la naturaleza de los puestos y los tipos de personas que cubrirán dichos puestos. Proporcionan datos sobre los requerimientos del puesto que más tarde se utilizarán para desarrollar las descripciones de los cargos y las especificaciones del cargo. Es el proceso para determinar y ponderar los elementos y las tareas que integran un puesto dado.
Evalúa la complejidad del cargo, parte por parte y permite conocer con algún grado de certeza las características que una persona debe cumplir para desarrollarlo normalmente. Responde a una necesidad de las empresas para organizar eficazmente los trabajos de éstas, conociendo con precisión lo que cada trabajador hace y las aptitudes que requiere para hacerlo bien. Es importante resaltar que esta función tiene como meta el análisis de cada cargo de trabajo y no de las personas que lo desempeñan.
Beneficios de la oportuna descripción y análisis de cargos
- Constituye la posibilidad para los encargados o gerentes de saber en detalle las obligaciones y características de cada cargo, para tomar decisiones efectivas respecto a estos.
- A los supervisores, les permite distinguir con precisión y orden los elementos que integran cada puesto para explicarlo y exigir más apropiadamente las obligaciones que supone.
- Permite a los trabajadores realizar mejor y con mayor facilidad sus labores, si conocen con detalle cada una de las operaciones que las forman y los requisitos necesarios para hacerlas bien; y para el departamento de personal es básico el conocimiento preciso de las numerosas actividades que debe coordinar, si quiere cumplir con su función estimulante de la eficiencia y la cooperación de los trabajadores.
- En términos generales, permite a la organización mantener relaciones laborales de mayor comunicación, al comprender las distintas funciones de sus miembros, generando activos competitivos que promuevan el desarrollo en el interior de la organización.
¿Por qué es importante?
- Reclutamiento y selección: El análisis de cargo proporciona información sobre puestos y los requerimientos humanos necesarios para desempeñar esas actividades. Esta descripción del cargo es información de la especificación del cargo, y es la base sobre la que se decide qué tipo de personas se reclutan y contratan.
- Compensaciones: También es necesaria una clara comprensión de lo que cada empleo representa para estimular su valor y la compensación apropiada para cada uno. Esto se debe a que la compensación está vinculada generalmente con la apacidad requerida, el nivel de educación, los riesgos de seguridad y otros, dos de ellos son factores que se identifican por medio del análisis de puesto. También se verá que muchas empresas clasifican los puestos en caiotegorías. El análisis de cargo ofrece los datos para determinar el valor relativo de cada posición para que pueda ser clasificada. Esta práctica se puede volver nociva, ya que genera sensaciones de evaluación inadecuada respecto al análisis de cargo y una competencia insana alrededor de éste.
- Evaluación de desempeño: La evaluación de desempeño consiste en comparar el desempeño real de cada empleado con el rendimiento deseado. Con frecuencia es mediante el análisis de cargo que los ingenieros industriales y otros expertos determinan los criterios que se deben alcanzar y las partidas específicas que realizar, ya que funciona como una medida de el "deber ser" del puesto.
- Capacitación: También se utilizará la información del análisis del puesto para diseñar los programas de capacitación y desarrollo. El análisis y las descripciones del cargo resultantes muestran el tipo de habilidades y por tanto de capacitación que se requieren. Asegurar la asignación completa responsabilidades. Puede servir en este caso para determinar un plan de capacitación para el cargo una vez que es ocupado, y a raíz de la descripción y análisis que se realizó, establecer necesidades y áreas de posible crecimiento y desarrollo.
Condiciones Previas
Cabe decir que como todos los procesos en RR.HH se relacionan al cambio en la organización, ya que cada intervención que se realiza en la organización genera condiciones de posible desarrollo y evolución, y en general da pie el movimiento en su interior.
- Apertura al cambio: Lo mencionado anteriormente promueve disponer en la organización a abrirse frente a los posibles cambios que genera un proceso de descripción y análisis de cargos. Muchas veces, al diseñar cargos, generar áreas o reorganizarlas podemos dar con puntos de inflexión en la organización, áreas que pueden ser mejoradas, o que requieren un cambio profundo. Tener las condiciones y las voluntades de abrirse a estos cambios carga de significado a una buena descripción y análisis de cargos, ya que de una "simple" descripción, podemos enfrentarnos a una reestructuración altamente positiva para la organización.
Condiciones de información: La existencia de información en la organización es fundamental para realizar descripciones adecuadas.
Ejemplo de esto son escritos de la organización, como la misión y visión, textos sobre "buenas prácticas" en el interior de la organización, manuales de operación, etc.
Otra fuente de información relevante es el organigrama. Este es la representación gráfica de la estructura organizativa de una empresa u organización.
Representa las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen, haciendo un esquema sobre las relaciones jerárquicas y competenciales que existen en la organización.
Poseer un organigrama ayuda a comprender el funcionamiento y las relaciones de dependencia de los determinados cargos, permitiendo así comprender mejor los puestos que describimos.
Condiciones de intervención: Debe existir una disposición de las distintas partes de la organización ya sea con el consultor, o con el miembro de la organización que realiza el análisis y posterior descripción.
Esto se relaciona a un clima adecuado, donde se reduzca el sentido de evaluación y competencia y además se den las condiciones de compartir la información cuando esta sea pertinente.
