Técnicas de Aplicación
Definida ya, que es la Descripción y Análisis de cargos, junto con sus principales funciones y utilidades para la organización.
Es este capítulo abordaremos los aspectos más teóricos de dichas metodologías, estableciendo con claridad las fuentes de información, y modos de recolectarla, para, en el siguiente capitulo, detallar paso a paso como realizar un análisis oportuno y eficiente.
Los siguientes métodos permiten recabar la información necesaria para determinan las principales funciones que un cargo necesita cumplir, considerando siempre la fuente, que sea oportuna, y que pueda dar cuenta de la realidad del cargo.
Estas personas son los supervisores directos, encargados del desempeño del cargo, como también profesionales del área de RRHH, que trabajando en conjunto darán cuenta de la realidad del puesto en cuestión.
a) La entrevista
Existen tres tipos de entrevistas que pueden utilizar para obtener datos para el análisis de cargos:
- Entrevistas individuales con cada empleado.
- Entrevistas colectivas con grupos de empleados que desempeñen en el mismo trabajo
- Entrevistas con uno o más supervisores que tengan un del desarrollo conocimiento fondo del puesto que se está analizando.
La entrevista grupal se emplea cuando un gran número de personas realiza un trabajo similar o idéntico, de esta manera se obtienen rápidamente y a bajo costo datos sobre el cargo.
Por lo general, el supervisor inmediato del trabajador asiste a la sesión de grupo; si no es así, es bueno entrevistar al supervisor por separado para obtener su punto de vista sobre los deberes y responsabilidades del cargo.
Cualquiera que sea el tipo de entrevista que se utilice, es importante que entrevistado entienda perfectamente la razón de la misma, ya que existe una tendencia a mal interpretar estas entrevistas como evaluaciones de eficiencia.
Debe existir también una preparación previa a la entrevista, la cual deberá establecer una pauta de entrevista, abierta a cambios y flexibilidad, pero que permita guiar la entrevista para recabar información respecto al cargo que se analiza. Puntos que pueden resultar claves son:
- Responsabilidades asociadas al cargo.
- Tareas especificas.
- Relación con otros cargos.
- Relevancia del cargo para la organización.
- Aptitudes y competencias asociadas al cargo.
Preguntas tentativas para realizar una buena entrevista de análisis de cargo:
A supervisores:
- ¿Cuáles son las principales funciones que deberá desempeñar la persona?.
- ¿A quien deberá responderle, o bien, rendirle cuentas?.
- ¿Quiénes estarán a su cargo, o bajo su supervisión?.
- Si tuviese que enumerar, por relevancia, las cinco principales características que una persona que ocupe el cargo debería tener, ¿Cuáles serían?.
A personas que ocupan
el mismo cargo/ cargo similar:
- ¿Cuáles son sus actividades diarias en el horario de trabajo? Por favor sea lo más específico que pueda.
- De las actividades que usted me ha mencionado, ¿Cuál considera que es más relevante?.
- De las actividades que usted me ha mencionado ¿Cuánto tiempo le toma cada una?.
- De sus características personales, ¿Cuál cree usted que es la que más lo ayuda a desempeñar sus funciones?.
b) Cuestionarios
Otro medio eficaz para obtener información en el análisis del puesto es que los empleados respondan cuestionarios en los que describan los deberes y responsabilidades relacionadas con su empleo.
Lo que hay que decidir en este caso es que tan estructurado debe ser el cuestionario y las preguntas que se tienen que incluir.
El cuestionario puede ser abierto y sólo se pedirá al empleado que describa las actividades principales o con listas de verificación muy estructuradas. En la práctica, el mejor cuestionario suele estar a la mitad de estos extremos. Un cuestionario típico de análisis de cargos puede tener varias preguntas abiertas así como preguntas estructuradas.
Ventajas
- Una forma eficaz y rápida de obtener información de un gran número de empleados y de manera estandarizada, con el fin de generar condiciones claras y representativas.
- Es menos costoso que entrevistar, por ejemplo, a cientos de empleados.
Desventajas
- El desarrollo y revisión del cuestionario puede ser un proceso costoso y lento, ya que debe ser realizado por alguien con las competencias adecuadas.
- Si bien permite recolectar mayor cantidad de información, debido al gran número al cual se puede aplicar, se pierde la riqueza de la información, que una entrevista, por ejemplo, genera con mayor profundidad.
c) Observación
La observación directa es especialmente útil en los trabajos que consisten principalmente en actividad física observable. Ejemplos de estas ocupaciones son las del empleado de limpieza, de línea de ensamblaje y de contabilidad.
Por otra parte, la observación a menudo no es apropiada cuando el puesto requiere de una gran cantidad de actividad mental difícil de evaluar o con frecuencia se espera que el empleado participe en actividades importantes que podrían ocurrir sólo ocasionalmente, como por ejemplo el de una enfermera que maneja emergencias.
La observación directa se utiliza por lo regular junto con las entrevistas. Una forma de hacerlo es observar al empleado en su trabajo durante un ciclo completo de labores. Ciclo es el tiempo que le llevó a realizar el trabajo; puede ser 1 minuto para un empleado de línea de ensamblar o 1 hora, un día o más para trabajos complejos. En este punto se toman notas de todas las actividades observadas durante el desarrollo del trabajo. Después de acumular tanta información como sea posible, se entrevista al trabajador.
Es necesario alentar a la persona a aclarar los puntos no entendidos y a que explique las actividades adicionales que realiza que no se hayan observado. Otra forma de hacerlo es observar y entrevistar al mismo tiempo que el empleado realiza su trabajo.
Sin embargo, es mejor no hacer algunas preguntas hasta después de la observación, ya que eso permite observar al empleado sin interrumpir su trabajo. A su vez ayuda reduciendo las posibilidades de que el empleado se ponga nervioso o que modifique de alguna manera su rutina normal.
d) Método mixto
Cuando no es posible desarrollar en su totalidad cualquiera de los métodos anteriores, el comité debe tomar la decisión de combinarlos para hacer práctico el análisis de cargos. A la vez, esto enriquece la información, ampliando sus fuentes a la vez que permite comprender el puesto de trabajo desde variadas perspectivas. Para cargos específicos y de alta complejidad, es recomendable realizar un análisis "mixto".
e) Método de informes sucesivos (Bitácora del participante)
Se puede pedir a los trabajadores que lleven un diario o bitácora o listas de cosas que hacen durante el día. El trabajador debe anotar cada actividad que realice. En términos generales los datos que reúne el análisis de cargos se concentra en el cuestionario que se diseñe. Los datos que debe obtener son:
- 1. Identificación y actualización.
- 2. Deberes y responsabilidades.
- 3. Aptitudes humanas y condiciones de trabajo.
- 4. Niveles de desempeño.
En forma más amplia, podemos ver otros datos, así:
- 1. Generalidad del cargo.
- 2. Descripción genérica de las funciones del puesto.
- 3. Descripción analítica de las funciones.
- 4. Requerimientos del cargo.
- 5. Escolaridad formal necesaria. Conocimientos y habilidades especiales.
- 6. Experiencia.
- 7. Responsabilidad.
- 8. Perfil del ocupante y descripción sintética.
- 9. Referencias (antecedentes de los sujetos que intervienen en la contestación, entrevista, revisión y análisis del cuestionario, así como las fechas, lugares y teléfonos).
Componentes clave de una descripción de cargo
Los siguientes puntos son aquellos considerados como relevantes para la creación de descripciones de cargo, y que son descritos para su mayor comprensión, y oportuna utilización a la hora de definir un cargo de trabajo.
- 1. Descripción de funciones
Por lo común primero se obtiene información sobre las actividades realmente de trabajo desempeñadas tales como limpieza, codificar, galvanizar, codificar o pintar. En ocasiones, la lista de actividades indica también cómo, por qué y cuándo un trabajador desempeña cada actividad. - 2. Perfil del ocupante
También es posible reunir información sobre el comportamiento humano como sensibilidad, comunicación, toma de decisiones y escritura. Es importante tener cierta claridad sobre ciertas "características" que debe tener quien ocupe el cargo. En este punto se incluye información referente a las exigencias personales del puesto en términos de gasto de energía, caminar largas distancias y otros. - 3. Responsabilidad
Se especifica la responsabilidad del ocupante con respecto al uso, supervisión y mantenimiento de las máquinas, herramientas, equipo y auxiliares utilizados en el cargo o sus dependientes directos. - 4. Contexto del cargo
Este comprende la información referente a cuestiones como condiciones físicas, horario de trabajo, el contexto social y organización. Por ejemplo: la gente con la que el empleado deberá interactuar habitualmente. También puede reunirse aquí información sobre los incentivos financieros y no financieros vinculados con el empleo. - 5. Requerimientos del puesto
Es usual reunir información con respecto a los requerimientos humanos del cargo tales como los conocimientos o las habilidades con los que se relaciona (educación, capacitación, experiencia laboral), así como los atributos personales (aptitudes, características físicas, personalidad, intereses) que se requieren.
Evaluación Capítulo 2
El siguiente ejercicio tiene como objetivo fortalecer los aprendizajes del capítulo 2.
La idea es posicionarnos como un encargado de realizar un análisis y descripción de cargos, y frente a las alternativas planteadas, proponer metodologías a través de las alternativas planteadas, tomando como referencia lo aprendido en el capítulo.
El caso es el siguiente: Somos consultores, contratados por una pequeña empresa familiar que ha tenido problemas con los límites entre sus miembros, ya que aparte de las relaciones laborales, comparten lazos afectivos. Por lo mismo, el "gerente" ha solicitado describir todos los cargos con la mayor exactitud posible, con el fin de clarificar los roles de cada uno.
La empresa es de servicios, con un horario bastante reducido (funciona durante las mañanas solamente). En la organización trabajan ocho personas. Debemos realizar la descripción de todos los cargos, para lo que contamos con un mes de plazo. Han dispuesto de todas las tardes del mes para este cometido.
Antes de contestar las alternativas, recordemos que:
- Nosotros, como consultores, realizaremos el análisis y la descripción de cargo.
- Contamos con bastante tiempo para hacerlo.
- La organización es pequeña (en cantidad de personas que trabajan en ella).
- Es relevante hacer un análisis minucioso, ya que la situación causa conflictos (relación de familiares).
A grandes rasgos, los 8 trabajadores ocupan los siguientes puestos:
- Un gerente, que organiza todo el trabajo de la empresa.
- Un contador, encargado de los dineros.
- Un encargado de ventas, que supervisa a los vendedores y realiza inventario.
- Tres vendedores, que están a cargo de proveer a los clientes del producto, además de realizar labores de stock (proveer la tienda de productos desde la bodega).
- Una persona encargada de la limpieza del local donde opera la empresa.
- Una encargada de la tienda, que además realiza funciones de publicidad y relaciones públicas.
