Desarrollando Descripciones de Cargo
Mucho hemos hablado sobre el análisis y la descripción de puestos de trabajo. La siguiente es una guía práctica sobre cómo realizarlo, aplicando los conocimientos entregados en este mismo curso.
- Paso 1
Determine el uso de la información del análisis de cargo. Empiece por identificar el uso que dará la información, ya que esos determinar el tipo de datos que se reúna y la técnica que utilice para hacerlo.
Algunas técnicas como entrevistar a los empleados y preguntarles en qué consiste el puesto y cuáles son sus responsabilidades son útiles para redactar las descripciones de cargos y seleccionar los empleados
Otras técnicas de análisis de cargos como el cuestionario de análisis de posición no proporcionan la información específica para descripciones de puestos, pero proporcionan clasificaciones numéricas para cada puesto, que se pueden utilizar para compararlos con propósitos de compensaciones.
Por tanto el primer paso es determinar el uso de información del análisis de cargos. Entonces podrá decidir cómo reunir información. En esta primera etapa puede ser de mucha utilidad diseñar una carta de trabajo, en la que se especifiquen cuales serán los mecanismos de recolección de información, que fines cumplirá cada uno, y como serán llevados al papel.
- Paso 2
Reunida la información es necesario revisar la disponible anteriormente, como organigramas, diagramas de proceso y descripciones de cargos. Los organigramas muestran la forma en que el puesto en cuestión se relaciona con otras posiciones y cual es su lugar en la organización. En el organigrama se identifica el título de cada posición y, por medio de las líneas que las conectan, se muestra quién reporta a quién y con quien se espera que la persona que ocupa el cargo se comunique.
Un diagrama de proceso permite una comprensión más detallada del flujo de trabajo que en la que se puede obtener del organigrama. En su forma más simple, un diagrama de proceso muestra el flujo de datos de entrada y datos de salida del puesto estudiado. Por ejemplo, se espera que el empleado de control de inventario reciba el inventario de los proveedores, tome las solicitudes de inventario de los dos gerentes de planta y proporcione en lo que le solicitan a estos gerentes, así como la información del estado de los inventarios actuales.
La descripción del cargo con consecuente, si existe, puede ser un buen punto a partir del cual podría preparar una descripción revisada del puesto.
Paso 3
Seleccione posiciones representativas para analizarlas, que guarden la mayor relación con el cargo que usted desea describir. Esto es necesario cuando hay muchos cargos similares por analizar y toma demasiado tiempo el análisis del puesto por ejemplo las posiciones de todos los trabajadores de ensamble. Es útil tener claridad de qué área de la organización es el cargo, para así buscar, o bien en otras áreas que posean una estructura similar, o bien en la misma área, en posiciones similares.
- Paso 4
Reúna información del análisis de cargo. El siguiente paso es analizar realmente el cargo obtenido los datos sobre las actividades que involucra, la conducta requerida a los empleados, las condiciones de trabajo y los requerimientos humanos. Para esto debe utilizarse una o más técnicas de análisis de cargo (mencionadas en el capítulo anterior).
- Paso 5
Revise la información con los participantes. El análisis del cargo ofrece información sobre la naturaleza y funciones del puesto. Esta información debe ser verificada con el trabajador que lo desempeña y un superior inmediato.
Edificar la información ayudará a determinar si es correcta, si está completa y si es fácil de entender para todos involucrados. Este paso de revisión puede ayudarle a obtener la aceptación del ocupante del puesto de los datos del análisis que se obtuvieron, al darle la oportunidad de modificar la descripción de las actividades que realiza. - Paso 6
Elabore una descripción y especificación del cargo. En la mayoría de los casos, una descripción y especificación de un puesto son dos resultados concretos del análisis de la posición. La descripción del cargo es una relación por escrito de las actividades y responsabilidades inherentes al puesto, así como de sus características importantes como las condiciones de trabajo y los riesgos de seguridad. La especificación del cargo resume las cualidades personales.
Los puntos que debe considerar en esta descripción, y en los análisis realizados anteriormente son:
1. Nombre del cargo:
El nombre debe representar al cargo de la manera más real y comprensiva posible.
2. Posición del cargo en el organigrama
- a) Subordinación: (Indique si en este cargo tiene o no personal subordinado, cuántos son y cuál es el nivel del cargo de los subordinados).
- b) Supervisión: (Indique si el cargo tiene supervisión de alguien, a quién le corresponde el rol indicando el cargo).
- c) Comunicaciones colaterales: (Indique con qué estamentos de la organización se relaciona para que las funciones de este cargo sean exitosas, detallando el nivel de dependencia y relación).
3. Contenido del cargo
Elabore una relación de las Principales Tareas que corresponden a este cargo y el porcentaje de tiempo laboral que estima dedica a cada una de ellas. Elabore también una relación de las Tareas Secundarias que corresponden a este cargo y el porcentaje de tiempo laboral se estima dedica a cada una de ellas. Entenderemos la distinción entre principales y secundarias en la medida de su relevancia para la organización en términos de prioridades, comprendiendo que todo lo que hacemos es relevante.
4. Responsabilidades
¿Cuáles son las responsabilidades que se encuentran adscritas al cargo? ¿Cuál es el peso relativo que tiene cada una de ellas?
- Uso de materiales y equipos.
- Supervisión del trabajo de otras personas.
- Manejo de dinero, títulos o documentos afines.
- Responsabilidad de manejo de información.
- Responsabilidad en relaciones públicas.
- Responsabilidad en la confidencialidad de la información.
- Responsabilidad académica.
- Responsabilidad administrativa.
5. Requisitos técnicos
- Nivel educacional requerido para ejercer el cargo.
- Título profesional (de ser necesario).
- Cursos de perfeccionamiento docente (últimos tres años).
- Título de post- grado.
- Experiencia anterior necesaria (señalar si se requiere, si fuese necesaria especificar de qué tipo).
6. Aptitudes necesarias
¿Cuáles de las aptitudes descritas a continuación son deseables o esenciales para el desempeño del cargo y en qué grado?
- Agudeza visual.
- Agudeza auditiva.
- Rapidez de decisión.
- Habilidad expresiva.
- Coordinación tacto visual.
- Coordinación general.
- Iniciativa.
- Creatividad.
- Aptitud investigativa.
- Capacidad de juicio.
- Atención.
- Comprensión de lectura.
- Cálculo.
- Redacción.
- Trabajo de equipo.
- Liderazgo.
- Toma de decisión.
- Sociabilidad.
- Comunicación interpersonal.
- Orden y organización.
- Minuciosidad.
- Dominio tecnologías informáticas de comunicación.
Estas aptitudes son sólo una muestra, defina con claridad qué aptitudes usted considera necesaria para el correcto desempeño en el cargo, según los criterios presentados en el curso.
7. Nivel de desempeño
¿Qué factores definiría usted como fundamentales para medir el desempeño del cargo? (indicar conductas observables y medibles). Desde su punto de vista, ¿Qué factores identificables contribuyen significativamente al desempeño adecuado del cargo?
A continuación, presentaremos una descripción de cargo que funciona a modo de ejemplo.
Descripción y Especificación de Cargo
1.1. IDENTIFICACIÓN
Nombre del cargo: Supervisor de Producción.
Área a la que pertenece: Planta de Proceso.
Cargo del jefe directo: Jefe de Turno.
1.2. FUNCIÓN PRINCIPAL
Programar, dirigir y controlar el proceso productivo cumpliendo con los requerimientos de productividad y rendimiento, asegurando los estándares de calidad exigidos y administrando eficientemente los recursos humanos y materiales según los objetivos de la organización. Así mismo, debe colaborar con el mejoramiento continuo de la infraestructura y de los procesos.
1.3. FUNCIONES ESPECÍFICAS
| Actividades / Tareas |
| Revisar bitácoras al inicio de la jornada de trabajo y realizar anotaciones al final del turno. |
| Controlar la mantención del orden, higiene y seguridad en el lugar de trabajo. |
| Maximizar la productividad y rendimiento de las líneas. |
| Registrar la información diaria en los informes de producción. |
| Revisar los informes de calidad de los productos. |
| Controlar permanentemente la calidad de los productos elaborados por su línea. |
| Corregir e informar oportunamente deficiencias detectadas en el proceso productivo. |
| Supervisar aseos profundos de las maquinarias y equipos. |
| Coordinar la inducción del personal a su cargo. |
| Realizar capacitación a su equipo de trabajo. |
| Realizar reuniones informativas con su equipo de trabajo. |
| Evaluar el personal a su cargo. |
| Participar en reuniones del área de producción. |
| Mantener vías abiertas de comunicación formal e informal. |
1.4. COORDINACIÓN
| Coordina con (cargo o área) | Para (actividad) |
| Área de Control de Producción | Recoger y precisar datos referentes a la producción. |
| Área de Sistemas | Reparación y mantención de sistemas electrónicos de la planta de proceso. |
| Área de Aseo | Mantener la limpieza de la planta de proceso. |
| Área de Control de Calidad | Unificar criterios según especificaciones de calidad y corregir errores en el producto. |
| Área de Mantención | Reparación y mantención de las maquinarias y equipos. |
| Otros Supervisores | Relación cliente/proveedor interno. Coordinar etapas del proceso productivo. |
1.5. SUPERVISIÓN
| Supervisa a | Supervisado por |
| Operarios | Jefe de Turno |
| Planilleros |
1.6. EN CASO DE AUSENCIA
| Reemplaza a | Es reemplazado por |
| Jefe de Turno | Supervisores de otras áreas. |
| Supervisores de otras áreas |
1.7. RELACIONES CON OTROS PUESTOS
| Ascendido de | Puede ascender a |
| Capataz | Jefe de Turno |
2. ESPECIFICACIÓN DEL CARGO
2.1. REQUISITOS GENERALES
Estudios: Técnicos.
Especialidad: Tecnología en Recursos del Mar.
Técnico Pesquero /Acuícola.
Técnico en Conservación de Alimentos por Frío.
Experiencia: Idealmente uno o dos años en el área o cargos similares.
Edad: Mínimo 25 años.
Sexo: Indiferente.
2.2. REQUISITOS PERSONALES
PERFIL SUPERVISOR DE PRODUCCIÓN
Competencias
1. Orientación al Logro.
2. Directividad.
3. Preocupación por Orden, Calidad y Seguridad.
4. Liderazgo.
5. Autocontrol.
6. Trabajo en Equipo y Cooperación.
7. Compromiso Organizacional.
8. Iniciativa.
Evaluación Capítulo 3:
El siguiente caso pretende ser un ejemplo lo más real posible de un análisis y descripción de cargo. Se presentarán fuentes de información, y más adelante se deberán responder las alternativas respecto a lo planteado en el caso práctico.
Fuentes de información del cargo: Jefe de Producción de Célula 1, planta manufacturera.
- Organigrama: Organización
Organigrama detallado: área de operaciones
- Entrevista con Gerente de Operaciones:
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Buscamos una persona proactiva, yo no tengo tiempo de estar controlando todo el tiempo lo que este tipo va a estar haciendo.
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Necesito que sepa hablar inglés, pues la mayoría de las capacitaciones van a ser en el extranjero.
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Tiene que ser un ingeniero civil industrial.
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Necesito que coordine los procesos productivos de la célula, generando aumento de productividad pero a la vez resolviendo los problemas que surjan.
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Necesito que pueda hacer andar los procesos productivos con un mínimo de pérdidas.
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Necesito que sea exactamente como el Juan (Jefe de Producción Célula 3)
Entrevista con Jefe de Producción Célula 3
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- Mis labores son sobre todo de coordinar los procesos de producción, sobre todo controlando el software que monitorea las máquinas, y establecer en este software, las áreas problemáticas de la cadena productiva.
- Lo que más tengo que hacer es tomar decisiones sobre prioridad, saber que es lo más importante, porque esta pega es muy demandante, y tienes que saber como lograr reducir las pérdidas al mínimo.
- De lo que aprendí en la universidad, creo que lo que más me ha servido es la planificación, ya que siento que debo mantener los procesos con el mayor orden, y eso sólo es posible planificando bien.
- Debo mantener una buena relación de información con los chicos de control de calidad, ya que ellos me ayudan a mantener los números en azul.
- La gente de recursos humanos es clave, ya que me ayuda a tener a la gente de la planta contenta, y así, yo puedo trabajar bien.
