La Organización
O sea al hablar de organización, queremos incluir los distintos tipos de asociaciones que pueden surgir, ya sea industriales, empresariales, organizaciones no gubernamentales, clubes, escuelas, colegios profesionales, fundaciones etc.
O sea cualquier asociación humana que reúna como requisitos básicos que estén compuestos por personas, reglados por normas en relación a metas específicas.
Como cuerpo social, conlleva por ende, el dinamismo propio de este tipo de estructura, compuesto por personas, en espacios bio, psico, socio-temporales, todos ellos sujetos a variaciones. Pese a ello, se puede hablar de aspectos formales e informales de las organizaciones, cualquiera sean sus fines.
Organización Formal
La organización formal se refiere al orden jerárquico, en general, documentado. Estas jerarquías pueden ser más o menos móviles en relación a la posibilidad de ascensos.
Si bien algunos o muchos integrantes de la organización no se sienten interesados en escalar, es ordinario que, a mayor posición, mayor importancia.
La teoría de sistemas determina que la autoridad se delega de un nivel a otro, o sea tiene varios planos, en que -salvo en el nivel superior-, en cada uno existen jefes, que a su vez son jefes de niveles inferiores.
Las órdenes descienden de un nivel a otro (verticalmente), mientras los informes ascienden del nivel más bajo al superior, también verticalmente.
El presupuesto de la organización formal está basado en lo impersonal de los cargos y la idealización de los mismos.
Esta estructura en línea, es la parte observable de las organizaciones, sin embargo existen otras dos que coexisten, superponiéndose. Estas son las organizaciones "funcional" y la "técnica". La estructura lineal se basa en la autoridad, mientras que la funcional depende del tipo de trabajo a realizar de acuerdo a la división del trabajo preestablecida, ensamblando las actividades; en tanto la técnica, confiere a la especialización, siendo que el que sabe tiene una natural autoridad sobre la materia en cuestión, asesorando incluso a los jefes para la toma de decisiones.
La Administración
El administrador es miembro del grupo o complejo que dirige, generando una superestructura respecto a la relación existente entre los administradores, pudiendo incluso combinarse estos en grupos de acuerdo a las interrelaciones internas (por ejemplo, grupo de administradores de distintos sectores de fábrica o de ventas o de administrativos).
Al plantearnos sobre las funciones básicas y específicas de los administradores, nos encontramos con desacuerdos propios de los estudiosos, pero por sobre todo con la singularidad propia de cada organización, su subjetividad, objetivos y modalidades.
Pese a ello, podemos inferir que algunas funciones son comunes en los administradores y se refieren a:
a) Planificar y Organizar: es realizar una guía o plan que conduzca hacia determinados fines.
b) Coordinar y Dirigir: armonizar entre los aspectos grupales (humanos), los del trabajo (distribución equitativa y adecuada de tareas), los temporales (sobre horarios del persona y fechas de entregas propuestas), y los productivos (verificar que las metas sean cumplidas).
c) Motivar e Incentivar: logrando el compromiso de sus administrados, para que efectivamente se cumplan con los objetivos finales e intermedios.
d) Controlar y Supervisar: no sólo respecto a la eficiencia, o sea que las metas sean efectivamente cumplidas, sino que el grupo haya logrado desempeñarse según los parámetros y expectativas previstas y/o necesidades emergentes.
Por lo que antecede, se entiende que en la organización formal, la función del administrador, comienza con fijar los objetivos y termina con el cumplimiento de los mismos, cuidando todos los espacios intermedios implicados en el proceso, o sea que la toma de decisiones es la moneda corriente del ejercicio.
La Toma de Decisiones
Quiere decir, que decidir conlleva una elección y/o selección conciente de diferentes alternativas de resolución de un problema o cuestión, revisarlas, evaluarlas para finalmente arribar a una que se considere la adecuada, promoviendo la/s conducta/s acorde/s, de quien/es deba/n ejecutarla/s en los tiempos apropiados.
Sea en el conocimiento de la alternativa conductual, la definición y/ o evaluación de la misma, el administrador debe tener un conocimiento de la situación global y particular considerando los objetivos que aspira, evitando improvisaciones y/o errores basados en la impericia y la desidia.
La toma de decisiones del administrador es básicamente un medio para alcanzar los fines propuestos, ya que es el recurso que utiliza para orientar la conducta de los subordinados responsables de llevar a cabo tal o cual tarea para cierta meta. Por lo tanto, no es un concepto abstracto.
El administrador es uno de los protagonistas de la toma de decisiones, pero el otro eje fundamental de las mismas son los dirigidos frente a estas alternativas. Si bien, en las organizaciones formales, hemos hablado de verticalismo descendente, indudablemente existe una retroalimentación continua.
Recordemos que en las relaciones humanas, la organización formal es una de las modalidades, pero como en toda relación humana se privilegia la comunicación, con sus actores: emisor, receptor y el proceso (feedback), estos roles se alternan y renuevan continuamente. De hecho, una decisión no comunicada adecuadamente, no entendida o no aceptada por los dirigidos, puede hacer peligrar la finalidad de la misma, e incluso la posición del dirigente.
Sabemos que la conducta humana, tiene connotaciones inconscientes y conscientes. Sobre las primeras, generalmente no tenemos noticias en forma directa, surgiendo mediante alguna formación del inconsciente, y sólo mediante la interpretación se hace asequible al conocimiento del sujeto. En tanto, sobre las segundas, o sea sobre procesos concientes son accesibles en forma directa. Dentro de ellos se encuentran la toma de decisiones.
Los administradores a través de su autoridad formal, llevan a cabo las metas de su organización, siendo la toma de decisiones menester para su función. En cada una de las funciones mencionadas, o etapas de las mismas, el administrador está conduciendo el proceso mediante ese recurso. Decidir proviene del latín decidĕre, cortar, resolver, indicando la idea de conclusión. En tanto la Biblioteca de Consulta Microsoft Encarta 2003 nos dice "Cortar la dificultad, formar juicio definitivo sobre algo dudoso o contestable".
Funcionamiento de la Organización Formal
La organización formal determina órdenes jerárquicos, de funcionamiento y especializaciones. Las organizaciones apelan al organigrama, para sentar y comunicar su estructura hacia el interior de la misma y también respecto al exterior. Entendemos por organigrama. De acuerdo a la Biblioteca de Consulta Microsoft Encarta 2003 proviene de organización y grama , esquema. Y se refiere a la "Sinopsis o esquema de la organización de una entidad, de una empresa o de una tarea".
En este diagrama esquemático de la organización quedan definidos los grupos existentes, los complejos, las combinaciones y las jerarquías, el proceso de asignación de tareas y responsabilidades, los roles y supervisión junto con la organización del personal.
Este es un ejemplo de organigrama, de una empresa pequeña dedicada a la fabricación y venta de muebles. Debemos tener en cuenta que existen relaciones interdepartamentales, de acuerdo a pautas aceptadas y/o propuestas por los superiores.
Evaluación
Los objetivos parten de distintas fuentes, las propuestas pueden provenir del espacio exterior, según las necesidades del mercado, o pueden surgir desde el interior de la organización, (ejemplo de ello es la adquisición de nuevas maquinarias, que aumentaría la producción de un producto, indicando también la necesidad de hallar nuevos mercados), o también pueden emerger de una de las sub-unidades de la organización, condicionando al resto (un ejemplo es cuando se computarizó las empresas).
El proceso de evaluación, en tal caso, sería acorde de la valoración del rendimiento real, individual y grupal, respecto a los objetivos propuestos (rendimiento ideal). Existen factores que pueden afectar el proceso de evaluación que van desde la idoneidad del evaluador o su objetividad (no es lo mismo que pertenezca a la organización o sea personal externo), el nivel donde se realiza la evaluación en tanto puede cumplirse metas parciales y no finales o incluso a la inversa, hasta afectarse por las características de la organización a evaluar.
La Organización Informal
Toda organización, en definitiva, está formada por ciertos grupos pequeños, de tam año variable, pero que no superan las 10 ó 12 personas. Estos grupos primarios, informales, tienen como características que:
- a) La comunicación es adecuada.
- b) Los contactos son cara a cara.
- c) Tienen un orden natural, por lo tanto son los que tienen mayor influencia sobre la conducta del individuo.
Estos grupos informales son primarios, porque se basa en ideales y en la naturaleza social de las personas. Dentro de los mismos, no todo es amor y armonía, ya que siendo una unidad diferenciada, la competencia y la reafirmación de la personalidad de los individuos que la componen suelen estar a la orden del día. Para sostenerse pueden tener funciones ejecutivas, surgiendo líderes que se relacionarán para mantener esas dinámicas.
Las asociaciones que se producen son permanentes, con objetivos particulares, roles definidos, cuyos miembros son conocidos, contactándose permanentemente con el resto, (un ejemplo de ello, son los delegados de los distintos sectores, o los grupos de maestras de primaria y los del jardín de infantes)
Estas organizaciones informales (primarias) coexisten con las formales (secundarias), siendo que estas últimas deben estimarlas, en tanto que son naturales e inevitables de las conductas y relaciones humanas, y ya que es mejor actuar sobre el grupo que sobre el individuo en pro de los resultados esperables. Consideremos además que estos grupos informales son la base del control social, menester para que la organización prospere o subsista. Al decir considerarlas, nos referimos a tenerlas en cuenta como un elemento importante -entre otros- para todas las tareas competentes a la administración.
Esta coexistencia no siempre es armoniosa y equilibrada, siendo que pueden existir desavenencias formales y/o estructurales, luchas de poder, intereses encontrados, siendo muchas veces estos conflictos, las causas de la solicitud de la intervención profesional externa, ya sea en forma de asesorías, diagnóstico institucional o auditorias tendientes a la resolución de los conflictos planteados.
